GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF SERVICE

Staffiqo | info@staffiqo.ch | Version 1.0 | 30.03.2026

1. Scope of Services

Staffiqo provides HR Operations and HR Administration support services to business clients in Switzerland and internationally.

Services may include:

  • Employee lifecycle administration
  • Onboarding and offboarding administration
  • HR document preparation and management
  • Payroll coordination and preparation support
  • HR compliance support
  • Personnel file maintenance
  • Permit and work authorization coordination support
  • HR reporting and administrative analytics
  • HR process optimization support
  • Audit preparation support
  • Coordination with payroll providers (Treuhänder), insurers, and authorities
Important: Staffiqo provides administrative and operational HR support only. Staffiqo does not provide legal advice, tax advice, fiduciary (Treuhand) services, or payroll calculation services unless explicitly agreed in writing. Staffiqo collects and prepares payroll data for submission to the client’s designated payroll processor (Treuhaender). The Treuhaender is solely responsible for payroll calculations, statutory filings, and payments.

2. Nature of Services

Staffiqo acts as an external HR Operations service provider.

Staffiqo does not act as:

  • Employer or co-employer
  • Legal representative or legal advisor
  • Tax advisor or fiduciary (Treuhaender)
  • Payroll processor

All employment decisions, salary decisions, compliance decisions, and final approvals remain the sole responsibility of the client.

Clients remain responsible for compliance with applicable Swiss employment laws, social insurance regulations, and cantonal requirements.

3. Client Responsibilities

Clients agree to:

  • Provide accurate, complete, and timely information and documentation
  • Notify Staffiqo promptly of any changes affecting employees (new hires, terminations, salary changes, etc.)
  • Review and approve all documents prepared by Staffiqo before submission or use
  • Confirm the accuracy of payroll mutation data prior to each monthly submission
  • Ensure legal and compliance decisions are reviewed internally or with qualified legal counsel
  • Provide access to necessary systems and information as agreed
  • Sign a Data Processing Agreement (DPA) before processing of personal data commences
Liability for inaccurate data: Staffiqo is not responsible for errors, delays, or consequences resulting from incomplete, inaccurate, or late information provided by the client. Clients acknowledge this responsibility by confirming their monthly payroll mutation submission.

4. Service Availability

Services are provided during standard Swiss business hours (Monday to Friday, 08:00-17:30) unless otherwise agreed in writing.

Response times may vary depending on workload, project scope, and complexity.

Urgent requests should be clearly communicated and marked as urgent.

Staffiqo does not guarantee immediate availability outside agreed working arrangements or during Swiss public holidays.

5. Fees and Payment Terms

Fees are agreed individually based on scope of services and documented in the individual service agreement.

Invoices are typically issued monthly unless otherwise agreed.

Payment terms: 14 days from invoice date unless stated otherwise.

Late payments may result in suspension of services and may incur default interest in accordance with Swiss law.

Prices may be adjusted with 30 days written notice.

6. Confidentiality

Staffiqo treats all client information as strictly confidential.

All data, documents, and business information received in the course of service delivery are handled with appropriate confidentiality.

Confidential information will not be shared with third parties unless:

  • Required for the delivery of agreed services (e.g. coordination with Treuhaender)
  • Required by law or regulatory authority
  • Explicitly authorized in writing by the client

All Staffiqo personnel and contractors are contractually bound to confidentiality obligations.

7. Data Protection

Staffiqo processes personal data in accordance with the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP/nDSG, in force since 1 September 2023) and, where applicable, the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

Where Staffiqo processes personal data on behalf of the client:

  • The client acts as Data Controller
  • Staffiqo acts as Data Processor
  • A Data Processing Agreement (DPA) must be signed before processing commences

Infrastructure and international data transfers:

  • Primary infrastructure: Infomaniak SA (Switzerland) – data centers exclusively in Switzerland, ISO 27001 certified
  • HR software platform: Base44 / Wix.com Inc. (USA) – certified under Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Active). Transfer lawful under Art. 16 FADP. Verifiable at dataprivacyframework.gov (search: Wix)
  • E-signature: Skribble AG (Switzerland) – ZertES and eIDAS compliant
The client acknowledges that the STAFFIQO HR platform operates on Base44 infrastructure (Wix.com Inc., USA), certified under the Swiss-U.S. Data Privacy Framework recognized by the Swiss Federal Council on 14 August 2024. Full details are documented in the Data Processing Agreement (DPA) and Privacy Policy provided separately.

8. Third-Party Coordination

Staffiqo may coordinate with third-party providers on behalf of the client, including:

  • Payroll processors / Treuhaender (as designated by the client)
  • Social insurance and accident insurance providers
  • Government authorities (migration offices, tax authorities)
  • HR software and document management providers

Staffiqo acts as a coordinator and is not responsible for decisions, errors, delays, or outcomes of third-party providers.

9. Limitation of Liability

Staffiqo provides services with due care and professional diligence.

Staffiqo is not liable for:

  • Decisions made by the client
  • Legal or tax interpretations or advice
  • Errors resulting from incorrect, incomplete, or late information provided by the client
  • Decisions made by authorities, Treuhaender, or other third-party providers
  • Indirect, consequential, or special damages
  • Force majeure events (see Section 12)

To the extent permitted by Swiss law, Staffiqo’s total liability for any claim is limited to the fees paid for the services in the preceding 3 months.

10. Intellectual Property

Templates, workflows, documentation structures, process frameworks, and tools developed by Staffiqo remain the intellectual property of Staffiqo unless otherwise agreed in writing.

Clients may use delivered documents and reports internally for their own business purposes.

Clients may not resell, redistribute, or sublicense Staffiqo materials to third parties without written consent.

11. Contract Duration and Termination

Unless otherwise agreed in the individual service agreement, services may be terminated by either party with 30 days written notice to the end of a calendar month.

Upon termination:

  • Access rights to Staffiqo systems and platforms will be revoked
  • Personal data will be returned or securely deleted within 30 days
  • Outstanding invoices remain payable
  • Confidentiality obligations survive termination indefinitely

Immediate termination may occur in case of:

  • Material breach of contract by either party
  • Persistent non-payment after written notice
  • Provision of fraudulent or deliberately misleading information

12. Force Majeure

Staffiqo is not liable for delays or failures in service delivery caused by circumstances beyond reasonable control, including:

  • Platform or infrastructure outages (including Base44, Infomaniak, or internet providers)
  • Cyberattacks or security incidents affecting third-party infrastructure
  • Regulatory or legal changes requiring immediate adaptation
  • Natural events, pandemic, or acts of government
  • Disruptions affecting payroll providers, insurers, or authorities

Staffiqo will notify the client as soon as possible of any force majeure event and work to restore services promptly.

13. Amendments

Staffiqo reserves the right to update these Terms of Service with 30 days written notice.

Continued use of Staffiqo services after notice of changes constitutes acceptance of the updated terms.

Material changes affecting data processing will be communicated separately and may require an updated DPA.

14. Governing Law and Jurisdiction

These Terms are governed by Swiss law (Schweizer Recht).

Place of jurisdiction / Gerichtsstand: Zug, Switzerland.

These Terms are provided in English. In case of any conflict, the English version prevails.

Acknowledgement / Einverstaendnis

By engaging Staffiqo’s services or signing an individual service agreement, the client confirms they have read, understood, and accepted these General Terms and Conditions.

ALLGEMEINE GESCHAEFTSBEDINGUNGEN (AGB)

General Terms and Conditions of Service

Staffiqo | info@staffiqo.ch | Version 1.0 | 30.03.2026

1. Leistungsumfang

Staffiqo erbringt HR Operations- und HR Administration-Dienstleistungen fuer Geschaeftskunden in der Schweiz und international.

Die Dienstleistungen koennen umfassen:

  • Administration des Mitarbeiterlebenszyklus
  • Onboarding- und Offboarding-Administration
  • Erstellung und Verwaltung von HR-Dokumenten
  • Koordination und Vorbereitung der Lohnabrechnung
  • HR-Compliance-Unterstuetzung
  • Personalaktenpflege
  • Koordination von Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungen
  • HR-Reporting und administrative Analysen
  • Optimierung von HR-Prozessen
  • Unterstuetzung bei Revisions- und Pruefungsvorbereitungen
  • Koordination mit Lohnverarbeitern (Treuhänder), Versicherungen und Behoerden
Wichtiger Hinweis: Staffiqo erbringt ausschliesslich administrative und operative HR-Unterstuetzungsleistungen. Staffiqo erteilt keine Rechtsberatung, Steuerberatung, Treuhandleistungen oder Lohnberechnungsdienstleistungen, sofern dies nicht ausdruecklich schriftlich vereinbart wurde. Staffiqo erhebt und bereitet Lohndaten zur Uebermittlung an den vom Kunden benannten Lohnverarbeiter (Treuhänder) vor. Der Treuhänder ist allein verantwortlich fuer Lohnberechnungen, gesetzliche Meldungen und Zahlungen.

2. Art der Dienstleistungen

Staffiqo handelt als externer HR Operations-Dienstleister.

Staffiqo handelt nicht als:

  • Arbeitgeber oder Mitarbeitgeber
  • Rechtsvertreter oder Rechtsberater
  • Steuerberater oder Treuhänder
  • Lohnverarbeiter

Alle Entscheidungen bezueglich Anstellung, Lohn, Compliance und abschliessende Genehmigungen liegen in der alleinigen Verantwortung des Kunden.

Der Kunde bleibt verantwortlich fuer die Einhaltung des anwendbaren Schweizer Arbeitsrechts, der Sozialversicherungsvorschriften und kantonaler Anforderungen.

3. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

  • Genaue, vollstaendige und zeitgerechte Informationen und Unterlagen bereitzustellen
  • Staffiqo unverzueglich ueber Aenderungen zu informieren, die Mitarbeitende betreffen (Neueintritte, Austritte, Lohnaenderungen etc.)
  • Alle von Staffiqo erstellten Dokumente vor deren Einsatz oder Einreichung zu pruefen und zu genehmigen
  • Die Richtigkeit der monatlichen Lohnmutationsdaten vor jeder Einreichung zu bestaetigen
  • Rechtliche und Compliance-Entscheide intern oder mit qualifiziertem Rechtsbeistand zu pruefen
  • Den erforderlichen Zugang zu Systemen und Informationen wie vereinbart bereitzustellen
  • Vor Beginn der Personendatenbearbeitung einen Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA) zu unterzeichnen
Haftung fuer fehlerhafte Daten: Staffiqo haftet nicht fuer Fehler, Verzoegerungen oder Folgen, die aus unvollstaendigen, unrichtigen oder verspaetet uebermittelten Informationen des Kunden resultieren. Der Kunde bestaetigt diese Verantwortung durch die monatliche Genehmigung der Lohnmutationen.

4. Verfuegbarkeit der Dienstleistungen

Die Dienstleistungen werden waehrend der ueblichen Schweizer Geschaeftszeiten erbracht (Montag bis Freitag, 08:00-17:30 Uhr), sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.

Die Reaktionszeiten koennen je nach Arbeitsauslastung, Projektumfang und Komplexitaet variieren.

Dringende Anfragen sind ausdruecklich als solche zu kennzeichnen.

Staffiqo garantiert keine sofortige Verfuegbarkeit ausserhalb der vereinbarten Arbeitszeiten oder an Schweizer Feiertagen.

5. Honorar und Zahlungsbedingungen

Das Honorar wird individuell je nach Leistungsumfang vereinbart und im Einzeldienstleistungsvertrag dokumentiert.

Rechnungen werden in der Regel monatlich ausgestellt, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Zahlungsfrist: 14 Tage ab Rechnungsdatum, sofern nichts anderes vereinbart.

Bei verspaeteter Zahlung kann Staffiqo die Dienstleistungen aussetzen und Verzugszinsen gemaess Schweizer Recht geltend machen.

Preisanpassungen sind mit einer schriftlichen Kuendigungsfrist von 30 Tagen moeglich.

6. Vertraulichkeit

Staffiqo behandelt alle Kundeninformationen streng vertraulich.

Alle Daten, Dokumente und Geschaeftsinformationen, die im Rahmen der Leistungserbringung erhalten werden, werden mit angemessener Sorgfalt und Vertraulichkeit behandelt.

Vertrauliche Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn:

  • Dies ist fuer die Erbringung der vereinbarten Leistungen erforderlich (z.B. Koordination mit Treuhänder)
  • Dies ist gesetzlich oder behoerdlich vorgeschrieben
  • Der Kunde hat ausdruecklich schriftlich zugestimmt

Alle Mitarbeitenden und Auftragnehmer von Staffiqo sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

7. Datenschutz

Staffiqo bearbeitet Personendaten gemaess dem Schweizer Bundesgesetz ueber den Datenschutz (DSG/nDSG, in Kraft seit 1. September 2023) sowie, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wenn Staffiqo Personendaten im Auftrag des Kunden bearbeitet:

  • Handelt der Kunde als Verantwortlicher (Data Controller)
  • Handelt Staffiqo als Auftragsbearbeiter (Data Processor)
  • Muss vor Beginn der Datenbearbeitung ein Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA) unterzeichnet werden

Infrastruktur und internationale Datenuebermittlungen:

  • Primaere Infrastruktur: Infomaniak SA (Schweiz) – Rechenzentren ausschliesslich in der Schweiz, ISO 27001 zertifiziert
  • HR-Softwareplattform: Base44 / Wix.com Inc. (USA) – zertifiziert gemaess Swiss-U.S. Data Privacy Framework (aktiv). Uebermittlung rechtmaessig gemaess Art. 16 DSG. Pruefbar unter dataprivacyframework.gov (Suche: Wix)
  • E-Signatur: Skribble AG (Schweiz) – ZertES- und eIDAS-konform
Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass die STAFFIQO HR-Plattform auf der Infrastruktur von Base44 (Wix.com Inc., USA) betrieben wird, welche gemaess dem vom Schweizer Bundesrat am 14. August 2024 anerkannten Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist. Vollstaendige Details zur Datenbearbeitung, Unterauftragsbearbeitung und den Rechten betroffener Personen sind im Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA) und der Datenschutzerklaerung dokumentiert, die separat bereitgestellt werden.

8. Koordination mit Drittanbietern

Staffiqo kann im Auftrag des Kunden mit folgenden Drittanbietern koordinieren:

  • Lohnverarbeiter / Treuhänder (gemaess Bezeichnung durch den Kunden)
  • Sozial- und Unfallversicherungsanbieter
  • Behoerden (Migrationsaemter, Steuerbehoerden)
  • HR-Software- und Dokumentenverwaltungsanbieter

Staffiqo handelt als Koordinator und haftet nicht fuer Entscheidungen, Fehler, Verzoegerungen oder Ergebnisse von Drittanbietern.

9. Haftungsbeschraenkung

Staffiqo erbringt die Dienstleistungen mit der gebotenen Sorgfalt und professioneller Diligenz.

Staffiqo haftet nicht fuer:

  • Entscheidungen des Kunden
  • Rechtliche oder steuerliche Auslegungen oder Beratungen
  • Fehler, die aus unrichtigen, unvollstaendigen oder verspaeteten Informationen des Kunden resultieren
  • Entscheidungen von Behoerden, Treuhändern oder anderen Drittanbietern
  • Indirekte, mittelbare oder besondere Schaeden
  • Ereignisse hoehere Gewalt (siehe Abschnitt 12)

Soweit nach Schweizer Recht zulaessig, ist die Gesamthaftung von Staffiqo fuer jegliche Ansprueche auf die in den vorangegangenen 3 Monaten bezahlten Honorare beschraenkt.

10. Geistiges Eigentum

Vorlagen, Arbeitsablaeufe, Dokumentationsstrukturen, Prozessrahmen und von Staffiqo entwickelte Tools bleiben das geistige Eigentum von Staffiqo, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.

Kunden duerfen gelieferte Dokumente und Berichte intern fuer eigene Geschaeftszwecke nutzen.

Ohne schriftliche Zustimmung ist es Kunden nicht gestattet, Materialien von Staffiqo an Dritte weiterzuverkaufen, weiterzugeben oder unterzulizenzieren.

11. Vertragsdauer und Kuendigung

Sofern im Einzeldienstleistungsvertrag nichts anderes vereinbart, koennen die Dienstleistungen von beiden Parteien mit einer Kuendigungsfrist von 30 Tagen auf das Ende eines Kalendermonats gekuendigt werden.

Nach Beendigung:

  • Werden Zugriffsrechte auf Staffiqo-Systeme und -Plattformen widerrufen
  • Werden Personendaten innerhalb von 30 Tagen zurueckgegeben oder sicher geloescht
  • Bleiben ausstehende Rechnungen zahlungspflichtig
  • Gelten Vertraulichkeitspflichten unbefristet weiter

Eine fristlose Kuendigung ist moeglich bei:

  • Wesentlicher Vertragsverletzung durch eine Partei
  • Anhaltendem Zahlungsverzug nach schriftlicher Mahnung
  • Uebermittlung falscher oder vorsaetzlich irrefuehrender Informationen

12. Hoehere Gewalt

Staffiqo haftet nicht fuer Verzoegerungen oder Ausfaelle bei der Leistungserbringung, die durch Umstaende ausserhalb des zumutbaren Einflussbereichs verursacht werden, einschliesslich:

  • Plattform- oder Infrastrukturausfaelle (inkl. Base44, Infomaniak oder Internetanbieter)
  • Cyberangriffe oder Sicherheitsvorfaelle bei Drittanbieter-Infrastruktur
  • Regulatorische oder rechtliche Aenderungen, die sofortige Anpassungen erfordern
  • Naturereignisse, Pandemien oder hoheitliche Massnahmen
  • Stoerungen bei Lohnverarbeitern, Versicherungen oder Behoerden

Staffiqo wird den Kunden schnellstmoeglich ueber jedes Ereignis hoehere Gewalt informieren und die Dienstleistungen so rasch wie zumutbar moeglich wiederherstellen.

13. Aenderungen

Staffiqo behaelt sich das Recht vor, diese Allgemeinen Geschaeftsbedingungen mit einer schriftlichen Kuendigungsfrist von 30 Tagen zu aktualisieren.

Die weitere Nutzung der Dienstleistungen von Staffiqo nach Erhalt einer Aenderungsmitteilung gilt als Zustimmung zu den aktualisierten Bedingungen.

Wesentliche Aenderungen, die die Datenbearbeitung betreffen, werden separat kommuniziert und koennen einen aktualisierten DPA erfordern.

14. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Allgemeinen Geschaeftsbedingungen unterliegen Schweizer Recht.

Gerichtsstand: Zug, Schweiz.

Diese AGB werden auf Deutsch und Englisch bereitgestellt. Im Konfliktfall hat die englische Version Vorrang.